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            活動策劃如果做好活動場地管理呢?

             2021-04-23 03:24:01      瀏覽次數:92      作者:

              一、索取場地聯系方式

              取得場地聯系方式是每場活動策劃的agency都知道的,那么比拼的就是“時機”。

              正式brief前:如果客戶提供的材料中包含了場地的資料,那么就要通過各種渠道第一時間去了解該場地的信息,爭取時間。

              正式brief后:全力在當天從客戶側拿到聯系人方式,第一時間去聯系場地方到場地去勘查。每次比稿的agency至少是3-4家,場地在接待過程中往往會出現疲倦怠慢的現象,所以第一時間取得聯系到達場地便搶占了“最佳時機”。得到的有用信息一定會比其他的agency更多。

              二、勘查準備工作

              勘查人員選擇:如場地距離不需要出差,那么所有項目相關人員盡量都到現場進行勘查;如場地距離需要出差考慮差旅壓力,就需要按照勘查人員優先級進行排序:項目經理&木工負責人&AV負責人>施工經理>設計師>策劃人員。

              準備工具和材料??辈榈募す獬?、卷尺就不用說了,最重要的事是要設法探聽一切客戶在前期對于場地的理解和規劃。如客戶關系良好,可以直接私下進行打探,也可以通過在與場地聯系人的溝通過程中建立關系,從場地銷售口中探知客戶側的需求和問題。

              勘查時間。建議勘查場地總時長在2-3個小時,尤其是剛入行的小伙伴,在場地勘查過程中務必不達目的不罷休的精神,需要將場地的每個房間、路線梳理清楚,哪怕是客戶此時沒有提到的規劃。

              三、現場勘查工作

              首先要請客戶提供的場地方直接對接人一起走場,獲取客戶選擇場地時的有價值信息,了解場地慣用方式案例。先進行主會場的測量,測量工作可交由同去搭建公司負責人或者搭建經理去做,項目經理的工作是按照行走路線走一遍全部場地,普通路線&VIP通道路線等。

              盡可能將每一處細節進行拍照,尤其可能需要P圖的空間、位置。在行走的過程中根據brief中的需求思考如何包裝使用,建立初步對場地的規劃和理解,回來后將自己思考的初步規劃brief給內部項目組。

              PM主動思考的范圍需包括:規劃、包裝方向及重點,場地原有結構是否有可利用空間,人流動線,車輛安排,功能間的勘查及初步規劃(尺寸需要測量核實、照片需要拍攝)。最主要的一步是問題記錄,要邊走邊記錄對場地產生的問題,如:電箱位置、電量、貨梯位置尺寸、其他的搭建要求等。

              四、Q&A環節

              此環節主要針對特殊情況,一種是場地客戶給出的負責人不在場;一種是場地配合度較低,較難溝通。此時需要統計在走場過程中遇到的問題:自己記錄&搭建供應商記錄的。如:報批、網絡、功能間數量,控臺位置等。

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              五、索取資料

              需要向場地索?。篊AD圖(平面、立面/剖面,吊點圖),網絡聯系人,報批聯系人等其他必要聯系人。

              六、輸出場地勘查報告

              此點也是至關重要的一點,在勘查完場地之后要盡快趁熱打鐵輸出場地分析報告,最佳時間為勘查當天,時間越早記憶遺漏的東西越少,報告越準確全面。小編的習慣都是在當天回程的飛機上直接輸出分析報告。

              報告內容包括:按照行走路線由外而內配合精簡的實景照片,同時按照空間順序編寫自己的規劃思路和包裝設計想法,思考標記策略,尤其是和場地有關的內容并輸出。

              七、召開內部勘查會議

              最后,場地勘查內部會一定要在第二天進行,作為項目PM需要提前準備好勘場報告、照片、各種場地圖紙、預算表、方案內容細分腦圖、官方brief文件。

            文本標簽:活動策劃
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