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            舉辦一場會議策劃時如何著手呢?

             2021-02-02 11:05:57      瀏覽次數:123      作者:

              大型會議策劃往往要經過一系列繁瑣的工作,若是某一步驟沒做好或做到位,可能會使得會議效果不盡人意,甚至出亂子。一份詳盡的會議活動策劃方案能夠讓后期執行更加省事,但詳盡的方案包含了很多事項,如會議目的、規模、時間場地、與會人員、預算、會議形式、分工等等,在會議策劃時如何著手,要注意哪些方面呢?我們來聽聽鼎世新營銷是怎么說的吧!

              一、與領導溝通了解會議目的

              會議策劃之前的溝通是必不可少的工作,了解領導舉行會議的目的,確定整個會議策劃的大方向,方案要體現出主辦方的意圖,否則完全是無用功。比如要溝通好會議的主題是什么?多大規模?請哪些領導來?議程是什么?有什么特別交代的事項?

              二、草擬初步方案,與領導確認

              溝通之后應該將初步的方案擬寫出來,交給領導來審核。因為在溝通過程中,有可能出現理解偏差的情況,把方案寫到紙上,能夠及時糾正,避免走偏。同時,如果領導需要修改,或者有新的想法,也可以及時加上去。

              三、細化方案

              初步方案確認后,就要來細化每一個環節了,這一步驟是最重要的一步??砂凑铡皶?、會中、會后”的思路來安排好每一個步驟。

              1、會前準備:會議通知、落實與會人員名單、安排會場、會場平面圖、會議簽到、會議材料發放等等。

              會前準備工作量較大,會場的安排比較講究,根據不同的會議來布置現場,同時也要考慮作為安排等等。

              2、會中:物料配合、人員配合

              會議每一個環節需要什么物質材料配合?工作人員在每一環節應做什么?都需要策劃到位。比如會議中有現場抽獎的環節,那么抽獎游戲是用什么形式?

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              四、合理分配工作

              執行中很有可能出亂子,要懂得與同事分工合作,千萬別一個人把全部活攬下來。如果真有什么特殊情況,到了緊要關頭往往都是顧得了頭顧不了尾了,因此分工合作是必需的,多一個人分擔處理當然會更靠譜。

              五、主辦人公布策劃方案并宣布分工

              會議策劃方案確認完成后,由領導來公布并分配工作,這一點很重要,畢竟自己沒有分工權力,同事不一定能全力執行。由領導出馬,那就變成了自己分內的工作,這是不一樣的性質。

              完成了以上的會議策劃工作,那么執行下去就會事半功倍。當然,在執行過程中會遇到各種各樣的情況,這時就需要及時調整,靈活處理啦!

            文本標簽:會議策劃,活動策劃
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